Recommendations for the production of Digital Preservation Plans (part 1)

By Luis Corujo, from Portugal, Archivist at the General Head Office of Archives (DGARQ), Portugal.

(Portuguese version available by clicking “Keep reading” ; Versão Portuguesa disponível em “Keep reading”)

The General Head Office of Archives (DGARQ), being the coordinator of the archival and records policy in Portugal, has since 2006, defined digital preservation as a strategic priority for action. This concern stems from the problems of digital material related to the short to medium term obsolescence, the loss of evidence value, and even the loss of information, and that ultimately have an effect on all the information that must be stored for more than 7 / 10 years, being it information for permanent keeping or disposal. In practice, these problems affect all organizations producing digital information, if not all organizations!

This is in fact a difficult problem to address in Public Administration (PA), which, because of the determinations from the Electronic Government initiative, must base their activities in electronic business processes, to facilitate those same business processes, ensuring a faster, complete and transparent service to citizens. This means that public institutions are producing larger amounts of electronic information, in many cases without any specific preservation operations due to the estimated obsolescence horizon of 7 / 10 years. The absence of any commercial software for this purpose has further aggravated this situation, since the initiative and responsibility for safeguarding the electronic information belongs to the producing organizations.

Against this background, the DGARQ has developed resources, processes and tools in order to address the need to preserve electronic information produced by AP, and that their continued preservation is regarded as necessary. Being said, there have been devised three lines of action, which includes the construction of a digital national archive – RODA – that allows the integration, management and dissemination of digital objects produced by the AP, counselling and technical support about the electronic document management and digital preservation, and, finally, the preparation of technical documents. The publication of the document Recommendations for the Production of Digital Preservation Plans (PDF in Portuguese) is part of this last line of action, being a technical document that aims to help public institutions to understand, manage and develop tools that allow for preservation of their digital objects. As the name indicates, it is a set of recommendations, a guide to developing a plan for digital preservation, not an attempt to provide an instant ready-to-use solution. It is the organization that must define its strategy, formalizing all procedures and their timing to preserve digital information in a document that will be the Plan of Digital Preservation of the institution. The Digital Preservation Plan is, therefore, a strategic document which contains policies and procedures geared towards the creation of a technical and organizational structure that will allow the continuous preservation of the electronic information through actions on digital objects (DOs) that are part of it. The Digital Preservation Plan should therefore be the result of a collaborative effort between the organizational units of the institution such as archival/record management and IT.

(Part 2 available soon)

A Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ), como órgão coordenador da política arquivística em Portugal, tem, desde 2006, tomado a preservação digital como prioridade estratégica de actuação. Tal preocupação advém dos problemas do material digital, ligados à questão da obsolescência a curto/médio prazo, à perda de capacidade probatória, e mesmo à perda de informação, e que acabam por afectar toda a informação que tem de ser guardada por mais de 7/10 anos, seja informação de conservação permanente ou de eliminação. Estes problemas afectam todas as organizações produtoras de informação digital, senão mesmo todas as organizações!

Este é na prática um problema difícil de atacar na Administração Pública (AP), que, por determinação das iniciativas do Governo Electrónico, devem basear as suas actividades em processos de negócio electrónicos, para agilização dos mesmos, assegurando um serviços mais rápido, completo e transparente para os cidadãos. Isto leva a que os organismos públicos produzam maiores quantidades de informação electrónica, em muitos casos sem operações específicas de preservação, tendo em conta horizonte de obsolescência estimado em 7/10 anos. A não existência de qualquer software comercial para este efeito vem agravar ainda mais esta situação, uma vez que a iniciativa e responsabilidade da salvaguarda dessa informação electrónica pertence às organizações produtoras.

Face a este cenário, a DGARQ tem desenvolvido recursos, processos e ferramentas com o objectivo de dar resposta à necessidade de preservar a informação electrónica produzida pela AP, e que cuja conservação continuada seja considerada como justificada. Assim têm sido tomadas três linhas de actuação, dos quais constam a construção de um arquivo digital – RODA – que permite a integração, gestão e disseminação dos objectos digitais produzidos pela AP, aconselhamento e apoio técnico no âmbito da gestão de documentos electrónicos e da preservação digital, e finalmente a elaboração de documentos técnicos. A publicação do documento Recomendações para a Produção de Planos de Preservação Digital (PDF em Português) insere-se nesta última linha de actuação, tratando-se de um documento técnico que pretende auxiliar as instituições públicas a compreender, gerir e desenvolver ferramentas que viabilizem a preservação dos seus objectos digitais. Tal como o nome indica, trata-se de um conjunto de recomendações, um guia para a elaboração de um plano de preservação digital, não pretendendo fornecer uma solução instantânea pronta-a-usar. Cabe então à organização definir a sua estratégia, formalizando todos os procedimentos e respectiva calendarização para preservar informação digital num documento, que será o Plano de Preservação Digital do organismo. O Plano de Preservação Digital é, nesta perspectiva, um documento estratégico que contem políticas e procedimentos orientados para a constituição de uma estrutura técnica e organizacional que permita preservar de forma continuada a informação electrónica através de acções realizadas sobre os objectos digitais (ODs) que a compõem. O Plano de Preservação Digital deve ser, por isso, o resultado de um esforço de colaboração entre as unidades orgânicas referentes ao arquivo (gestão documental) e à informática (tecnologias da informação) da instituição.

(Parte 2 disponível em breve)

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