Arquivo Distrital do Porto: global ‘n’ virtual

By Maria João Pires de Lima, Director of the Porto Regional Archive, Porto, Portugal

(Portuguese version available by clicking “Keep reading” ; Versão Portuguesa disponível em “Keep reading”)

At the beginning of the millennium, the vision of Porto Regional Archive management for the relationship with the different publics/clients/users, envisaged the globalization of its presence using the information and communication technology. In the absence of the adequate resources, this global project could only be materialized through various projects, two of which – Digitarq and CRAV – with specific relevance, either for the financing obtained, or for the innovating nature and “contribution for the development of the Information Society” as recognized by the prize Fernandes Costa – Agência para a Sociedade do Conhecimento (Agency for Knowledge Society), awarded in year 2004.

DigitArq project (2003-2004) allowed that, as from April 2004, the user could search through the Internet on a database of archival descriptions and view digital images of documents whenever available. The project had two fundamental areas:

1) Conversion of all description/research tools of the almost 700 fonds in our custody, produced along the years, from their analogical supports and formats (paper) and digital (Arquebase, Word, Excel, Access, Filemaker) to one standardized from the archival point of view (EAD, ISAD, ISAAR; EAC) and computing (DTD-EAD e XML) tool.

2) Design and development of a structure to receive/integrate and manage digital objects (DO) limited to digitised images of documents.

We developed applications to manage the descriptive and technical meta-information and the search by user. This information system of archival description (DigitArq) keeps under different levels the description of documents that are being produced, the technical information of digital objects reproducing the documents and the images produced for Internet.

Since the beginning of 2008 that Porto Regional Archive allows the online access to the whole of services provided to users of reference and reading, including in this area, besides the search and reading/consultation of documents (since 2004), the supply of reproductions in digital format and the access to functionalities as the electronic payment of services (credit card and ATM). The system will allow, as soon as legally possible, the remote download of digital certified copies by users everywhere in the World.

This second project, CRAV – Consulta Real em Ambiente Virtual (“real reading in virtual environment”) – gave the user access online not only to the information in our custody but also to the services provided concerning the documents: the research, reproduction and certification.

The projects developed allowed the acquisition of knowledge relevant also to the consulting area and technical assistance. On the other hand, aiming to promote the preservation and access to national archival heritage, under the permit of the Directorate General of the Portuguese Archives (DGARQ) – and, previously, of Institute of National Archives/Torre do Tombo – , Porto Regional Archive allowed the use of the application developed by the DigitArq project to more than two dozens of other entities.

Presently these applications are provided by DGARQ “open source and no charge”. This is a significant step in the direct support to the archival community and to the national institutions extended to the international community.

The recognition of the work developed comprises still the adoption by DGARQ of the set of applications DigitArq for its archives network: remaining Regional Archives, Arquivo Nacional Torre do Tombo (National Archive) and Centro Português de Fotografia (Portuguese Centre of Photography, a national archive for photography).

For further information about Digitarq, please consult the following web pages:

1. “Digitarq project” document http://www.adporto.pt/ficheiros_a_descarregar/1-5_digitarq_project.pdf

2. Porto Regional Archive (CRAV) http://www.adporto.pt/index.php?option=com_content&task=view&id=17&Itemid=41&limit=1&limitstart=2

Porto Regional Archive can be contacted at info@adporto.pt

Por Maria João Pires de Lima, Directora do Arquivo Distrital do Porto, Porto, Portugal

No início do milénio, a visão da Direcção do Arquivo Distrital Porto para o seu relacionamento com os diferentes públicos/clientes/utilizadores, perspectivava a globalização da sua presença recorrendo às tecnologia da informação e da comunicação. Na ausência de recursos adequados, este projecto global só pôde ser concretizado através de vários projectos, dois dos quais – Digitarq e CRAV – com particular relevância, quer pelo financiamento obtido, quer pela natureza inovadora e «contributo para o desenvolvimento da Sociedade da Informação» como foi reconhecido pelo prémio Fernandes Costa – Agência para a Sociedade do Conhecimento, no ano de 2004.

O projecto DigitArq (2003-2004), permitiu que a partir de Abril de 2004 o utilizador tivesse acesso pela Internet à pesquisa numa base de dados de descrições arquivísticas e à visualização de imagens digitas dos documentos sempre que estas existissem. O projecto teve duas áreas fundamentais:

1) Conversão de todos os instrumentos de descrição/pesquisa dos quase 700 fundos custodiados pelo Arquivo, produzidos ao longo dos anos, dos seus suportes e formatos analógicos (papel) e digitais (Arqubase, Word, Excel, Access, Filemaker) para um único instrumento normalizado do ponto de vista arquivístico (EAD, ISAD, ISAAR; EAC) e informático (DTD-EAD e XML).

2) Concepção e desenvolvimento de uma estrutura capaz de receber/integrar e gerir objectos digitais (OD) circunscritos a imagens provenientes de digitalização dos documentos.

Desenvolveram-se aplicações que gerem a metainformação descritiva e técnica e a pesquisa pelo utilizador. Este sistema de informação de descrição arquivística (DigitArq) guarda sob diferentes níveis as descrições de documentos que vão sendo produzidas, a informação técnica dos OD que reproduzem os documentos e imagens derivadas, produzidas para visualização na Internet.

Desde o início de 2008 que o Arquivo Distrital do Porto permite o acesso remoto (Internet) à generalidade dos serviços que presta aos seus utilizadores da referência e leitura, incluindo nesta área, além da pesquisa e leitura de documentos (desde 2004) o fornecimento de reproduções em formato digital e o acesso a funcionalidades como o pagamento electrónico de serviços (cartão de crédito e Multibanco). O sistema permitirá, logo que legalmente possível, o descarregamento remoto de certidões digitais pelo utilizador em qualquer parte do Mundo.

Este segundo projecto, CRAV – Consulta Real em Ambiente Virtual – tornou assim disponível em linha, ao utilizador, não apenas a informação custodiada mas também os próprios serviços prestados sobre os documentos: a pesquisa, a reprodução, a certificação.

Os projectos desenvolvidos permitiram a aquisição de conhecimentos relevantes também para a área da consultoria e assessoria técnica. Por outro lado, visando potenciar a preservação e o acesso ao património arquivístico nacional, com a autorização da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) – e, anteriormente, do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – o Arquivo Distrital do Porto disponibilizou as aplicações desenvolvidas no projecto DigitArq a mais de duas dezenas de outras entidades. Actualmente estas aplicações são disponibilizadas pela DGARQ «em open source e de forma gratuita» (http://digitarq.pt). Este é um passo significativo de apoio directo à comunidade arquivística e às instituições nacionais, extensível à comunidade internacional.

O reconhecimento do trabalho desenvolvido engloba, ainda, a adopção pela DGARQ do conjunto aplicacional DigitArq para a sua rede de arquivos: restantes Arquivos Distritais, Arquivo Nacional Torre do Tombo e Centro Português de Fotografia.

Para mais informações sobre o project Digitarq consulte os seguintes páginas web:

1. Digitarq (disponibilização) http://digitarq.pt/

2. Arquivo Distrital do Porto (projecto Digitarq) http://www.adporto.pt/index.php?option=com_content&task=view&id=17&Itemid=41&limit=1&limitstart=1

3. Arquivo Distrital do Porto (projecto CRAV) http://www.adporto.pt/index.php?option=com_content&task=view&id=17&Itemid=41&limit=1&limitstart=2

O Arquivo Distrital do Porto pode ser contactado através de info@adporto.pt

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