The Innovation and Strategic Projects Office (DSIPE) from the General Head Office of Archives (DGARQ) as a key element to the Administrative Modernization of the Public Services in Portugal (part 2)

By Luis Corujo, from Portugal, Archivist at the General Head Office of Archives (DGARQ), Portugal.

(Portuguese version available by clicking “Read More” ; Versão Portuguesa disponível em “Read More”)

  • DGARQ, under the aegis of administrative modernization policy, supports the project Electronic Store or Real Conference in Virtual Environment (CRAV), integrated in the SIMPLEX and the National Technological Plan, in order to update and simplify the interaction with customers and provide new services in the field of electronic documents. The CRAV comprehends the integration of an information system for archival management (DIGITARQ). This project aims to offer the user the ease of a single access point for exchanges with DGARQ and its regional archives. This access point includes the searching and viewing of documents, the request for consultation (at the archive office), the reservation of documents for consultation, the request for the research and duplication of documents, the request for a quote for services and its acceptance, the checking of the state of the research or duplication request, the demand of further information on the research subject, the use of electronic payment systems, the reception of certified digital copies through the Internet, the enablement of access for disabled persons, and the purchase of products from the shops of DGARQ. The “virtual” features of the reference service will allow the management of applications, which throughout the process will enable greater control, the flowing of information between the archive services under the same environment and simultaneous support to different participants of the process, and provide clearer, shorter and more accurate indicators of the institution and respective staff performance, the satisfaction of the remote user, the sending of copies, with or without digital certificate, a secure Internet connection and the availability of other services, such as “scan on demand”, a more detailed profile of the users and of the consulted archives. This project should begin in 2010. However, there is already an electronic desk operating at the Porto Regional Archive.
  • The public service and all its organizations must depend on information produced, processed and maintained in digital format throughout its life cycle. However, in spite of the enormous technological development, there is not a common concern for the long-term preservation of the information produced today. DGARQ, aware of the challenge that involves the preservation of documents digitally produced, wishes to address this problem, and has been following three courses of action and/or axis of strategic development:

– The development of a digital archive capable of integrating, managing and distributing digital objects produced inside the Public Administration. The National Digital Archive, or RODA, is an effective response to the necessities of the gathering and management of electronic information. This project is developed by DGARQ, with the technological assistance of University of Minho. The chosen strategy was the gradual development of basic features and the progressive improvement of these features to increase the categories of digital objects and, presently, provide direct response and support to organizations that have digital objects but no resources in this specific area. RODA has been built around the standard OAIS (Open Archival Information System) and on technical documents produced under the project Interpares 2. The RODA repository is based on the FEDORA platform and uses various forms of metadata, including the EAD (Encoded Archival Description), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), Z39.87. RODA currently supports the integration of relational databases, structured text, still images, movies and sound. RODA will be associated to the Network of Portuguese Archives (RPA) and, in the context of RPA, should provide a service of digital converters to begin operating in 2009.

– The production of technical documents and standards to help institutions understand, manage and develop tools which allow the preservation of digital objects. With this objective, DGARQ has published the Digital Preservation Plans Development Guide.

– The accomplishment of other tasks through consultants and the production of specific technical documents to assist institutions in the management of their electronic (and conventional) documents, to promote a proper document management at the initial stage of production and allow a more efficient downstream prevention of problems derived from technological obsolescence and lack of management processes able to identify, classify and retrieve digital information. DGARQ offers expert advice, has published the Electronic Archives’ Management Software Budgeting Guide, a simplified version of the technical manual MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records), and intends to help organizations select application systems for document management that meet the main requirements of MoReq.

A Direcção de Serviços de Inovação e Projectos Estratégicos da DGARQ como factor-chave da Modernização Administrativa nos Serviços Públicos em Portugal (parte 2)

Por Luís Corujo, de Portugal, Técnico Superior de Arquivo na Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ), Portugal.

  • Integrado no SIMPLEX e Plano Tecnológico Nacional, a DGARQ mantém, no âmbito da modernização administrativa, o projecto Balcão electrónico único ou Consulta Real em Ambiente Virtual (CRAV), no sentido de modernizar e agilizar a interacção com os clientes e proporcionar novos serviços no domínio dos documentos electrónicos. O CRAV inclui a integração de um Sistema de Informação para gestão de arquivos definitivos (DIGITARQ). Este projecto pretende oferecer ao utilizador as facilidades decorrentes de um ponto de acesso único para a realização de transacções com a DGARQ e arquivos dependentes. Estas incluirão a pesquisa e a visualização do(s) documento(s) pretendidos resultantes da pesquisa, a possibilidade de fazer o pedido de consulta (no balcão do arquivo), a reserva de documentos para consulta, a solicitação ao Arquivo da produção de pesquisas e cópias dos documentos, receber a informação dos orçamentos para os serviços solicitados e aceitá-los, conhecer o estado do seu pedido de pesquisa ou de reprodução, inquirir ou obter informações suplementares relacionadas com o tema/assunto da sua pesquisa, efectuar o pagamento por meio electrónico, receber as cópias, certificadas ou não, em formato digital por via da Internet, possibilitar o acesso por cidadãos com necessidades especiais, e ainda a aquisição de produtos das lojas da DGARQ. O processamento “virtual” das funcionalidades relacionadas com o serviço de referência e leitura permitirá a gestão dos pedidos, o que por sua vez possibilitará um maior controlo ao longo de todo o processo, a circulação da informação entre os serviços do Arquivo no mesmo ambiente e suporte disponível em simultâneo aos diversos intervenientes nos processos, a obtenção facilitada e mais rigorosa de indicadores de desempenho da Instituição e dos seus agentes, a satisfação dos utilizadores à distância e num menor tempo possível, o envio de cópias, certificadas digitalmente ou não, de um modo seguro através da Internet, a prestação de outros tipos de serviços como a “digitalização a pedido”, ainda que pontualmente, um conhecimento mais rigoroso dos utilizadores e dos seus perfis, mas também dos fundos consultados. Trata-se de um projecto a iniciar em 2010. O Balcão electrónico está no entanto já operacional no Arquivo Distrital do Porto.

  • A Administração Pública e todas as organizações dependem de forma irreversível de informação produzida informaticamente e que será processada e mantida ao longo do seu ciclo de vida em formato digital. No entanto, apesar de haver um crescimento tecnológico explosivo, não existem de uma forma geral preocupações pela preservação a longo prazo dessa informação que hoje é produzida. A DGARQ, consciente do desafio que acarreta a preservação da documentação produzida em ambiente digital ou electrónico, pretende dar respostas a essa problemática, tendo seguido três vias de actuação e/ou vectores de desenvolvimento estratégico:

– O desenvolvimento de um arquivo digital com capacidade de integrar, gerir e disseminar os objectos digitais produzidos na Administração Pública. O Arquivo Nacional Digital, ou RODA, constitui uma resposta efectiva às necessidades de depósito e gestão de informação electrónica. Este projecto é desenvolvido pela DGARQ, contando com a colaboração informática da Universidade do Minho. A estratégia seguida foi o desenvolvimento progressivo de funcionalidades básicas e aumentar progressivamente estas funcionalidades de forma a receber maiores tipologias de objectos digitais e, futuramente, dar resposta e apoio directo a organizações que possuam objectos digitais mas não disponham de recursos especializados nesta área. O RODA foi construído tendo como base a norma OAIS (Open Archival Information System) e documentos técnicos produzidos no âmbito do projecto Interpares 2. A base do repositório RODA assenta na plataforma FEDORA. São utilizados vários esquemas de meta informação nomeadamente o EAD (Encoded Archival Description), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), Z39.87. Neste momento o RODA suporta a integração de bases de dados relacionais, texto estruturado, imagens fixas e som. O RODA irá ser articulado com a Rede Portuguesa de Arquivos (RPA) e pretende-se que a disponibilização de conversores digitais venha a ser um serviço oferecido no contexto da RPA. Prevê-se a sua operacionalização no fim do primeiro trimestre de 2009.

– A produção de documentos técnicos e normativos que auxiliem as instituições a compreender, gerir e desenvolver ferramentas que viabilizem a preservação dos seus objectos digitais. Neste domínio publicou-se o Guia para Desenvolvimento de Planos de Preservação Digital.

– A intervenção através de consultorias e de produção de documentos técnicos específicos que auxiliem as instituições na gestão dos seus documentos electrónicos (e convencionais também), de forma a que uma correcta gestão documental empreendida na fase inicial de produção, permita a jusante uma mais eficiente prevenção de problemas decorrentes de obsolescência tecnológica e ausência de processos gestionários capazes de identificar, classificar e recuperar informação digital. Neste domínio a DGARQ oferece consultoria especializada e tem publicados o Guia Para a Elaboração de Cadernos de Encargos e Avaliação de Software de Sistemas Electrónicos de Gestão de Arquivos, uma versão simplificada do documento de especificações MOREQ (Model Requirements for the Management of Electronic Records) e que pretende dar contributos que permitam auxiliar as organizações a seleccionar sistemas aplicacionais de gestão de documentos que obedeçam aos principais requisitos do MOREQ.

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