The Innovation and Strategic Projects Office (DSIPE) from the General Head Office of Archives (DGARQ) as a key element to the Administrative Modernization of the Public Services in Portugal (part 1)

By Luis Corujo, from Portugal, Archivist at the General Head Office of Archives (DGARQ), Portugal.

(Portuguese version available by clicking “Read More” ; Versão Portuguesa disponível em “Read More”)

The current General Law of the General Head Office of Archives (DGARQ) gives to the Innovation and Strategic Projects Office (DSIPE) responsibilities in the development of studies and projects on electronic government which may contribute to the preservation of the digital archive heritage. Such responsibilities include the development of standards, technical guidance and the participation in international projects in the fields of management and preservation of digital records and archives, and also the support of the conception, development and implementation of electronic archiving systems for institutional producers and keepers of records and archives, essential to the Public Administration modernization described by the SIMPLEX and the Portuguese Technological Plan. DSIPE is also responsible for developing a national plan for document digitalization, supporting the research, publication and diffusion related to the safekeeping and improvement of archival and photographic heritage. To accomplish this mission, DSIPE has to supervise and support projects for the conception, development and implementation of digitalization projects of Portuguese archival and photographic heritage, and coordinate the management of web resources, to improve the access to the national archival heritage and provide more services to the users.

To achieve such purpose, DSIPE, under the aegis of DGARQ, is in the process of planning and developing several projects, in particular: the implementation, up keeping, control and maintenance of the National Archival Authorities File (FNAA), the National Digitalization Plan (PND), the Real Conference in Virtual Environment (CRAV), and, under the scope of the Digital Preservation, the management of the Repository of Authentic Digital Objects (RODA), and of the recommendations for the production of Digital Preservation Plans.

    • The purpose of FNAA is to open access, in standardized and autonomous form, to descriptors of legal entities, either individuals or families, as producers, owners, or in any other way related to the records and archival documents. Associating this information to the documents’ description will allow a better understanding of the context production, an easier retrieval of information and documents and the virtual listing of all documents scattered throughout different entities, even if such documents were produced by the specific functions and activities of one or more entities throughout time. This function may be especially useful in the case of structural changes inside the public services, being the Central Government Administration restructuring program (PRACE) one recent example. The FNAA will be a reference tool to the public service, allowing the recovery of information in the archival documentation and in the administrative records. This tool should also be made available for citizens, under the requirements of accountability, transparency, simplification and modernization of the public service, and to promote a more informed citizenship. The partnerships promoting the development of FNAA will contribute to the creation of a network of Portuguese Archives, assist in the development of an integrated approach to records/archives (in contrast with the traditional division between “administrative records”, “records” and “archives”), support the integration of new documentation media to answer the new needs and challenges faced by the record and archives management, and, finally, develop record and archival systems through the implementation of better practices and improvements on information-shared work. To accomplish this objective, DGARQ has developed a technical document with the operating rules of FNAA and the functional requirements for its development. This project will be associated to the documentation on Interoperability Metadata (MIP), produced by DGARQ with the purpose of advising the General Office of the Council of Ministers’ Presidency.
    • The PND was created under a framework of international and national EU policies concerning the digitalization, online accessibility and preservation of digital content, the employment of new information technologies, and the strengthening of European cooperation in the field of records and archives. Therefore, under the Portuguese Technological Plan and of the National Strategic Reference Framework (QREN), the organizations with archival heritage – archives, libraries, documentation centres, museums and other private organizations – are responsible for ensuring that their services and products are electronically available and remotely accessible.
    • The PND is a three years initiative, coordinated by a team led by DGARQ in collaboration with the Portuguese National Library (BNP), and composed by members of institutions of the Ministry of Culture. Its aim is to involve these organizations in the identification and exchange of experiences, the understanding of the projects’ impact at national level, the consideration of the difficulties ahead and the identification of core necessities of individual users and organizations. To promote the digitalization and its national accessibility, efforts will be made to diversify and streamline the digitalization practices, maximize the efficiency of investments in digitalization projects and provide the professionals with expertise in digitalization and preservation. This process will also imply the creation of a plan for the long-term preservation which advances the treatment of documents for digitalization. This cooperation in the creation, distribution and preservation of digitalized content and/or original digital content, under a strategy of sustainable development, can facilitate the access to the cultural heritage, through the articulation and integration of measures that ease user access to various archival fonds and collections.

      (Part 2 available soon)

      A Direcção de Serviços de Inovação e Projectos Estratégicos da DGARQ como factor-chave da Modernização Administrativa nos Serviços Públicos em Portugal (parte 1)

      Por Luís Corujo, de Portugal, Técnico Superior de Arquivo na Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ), Portugal.

      A actual Lei Orgânica da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) define para Direcção de Serviços de Inovação e Projectos Estratégicos (DSIPE) competências relativas ao desenvolvimento de estudos e projectos ligados ao governo electrónico e que contribuam para a preservação do património arquivístico digital. Tal inclui a elaboração de normas e orientações técnicas e a participação em projectos internacionais na área da gestão e preservação de arquivos digitais, e o apoio na concepção, desenvolvimento e implementação de sistemas de arquivo electrónico de organismos produtores e detentores de arquivos, factor essencial para a modernização administrativa definida no âmbito do SIMPLEX e do Plano Tecnológico. De igual forma, compete à DSIPE o desenvolvimento de plano nacional de digitalização, promovendo a investigação, publicação e divulgação relativas à salvaguarda e valorização do património arquivístico e património fotográfico. Para esse fim deverá acompanhar e apoiar projectos de concepção, desenvolvimento e implementação de projectos de digitalização do património arquivístico e fotográfico português, e ainda coordenar a promoção e exploração dos meios Web para o acesso ao património arquivístico nacional e a prestação de serviços aos utilizadores.

      Face a tais competências, a DGARQ, através da DSIPE, tem em fase de planeamento ou desenvolvimento um conjunto de projectos, dos quais fazem parte: a implementação, alimentação, controlo e manutenção do Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas (FNAA), o Plano Nacional de Digitalização (PND), a Consulta Real em Ambiente Virtual (CRAV), e no âmbito da Preservação Digital, o Repositório de Objectos Digitais Autênticos (RODA), e as recomendações para a produção de Planos de Preservação Digital.

      • O objectivo do FNAA é disponibilizar, de forma normalizada e autonomizada, descrições das pessoas colectivas, singulares ou famílias enquanto produtoras, detentoras, ou com qualquer outro tipo de relação com a documentação de arquivo. A relação desta informação com a descrição dos documentos permitirá compreender, por exemplo, o contexto de produção e irá facilitar a recuperação da informação e reunir intelectualmente a documentação dispersa por diferentes entidades detentoras, seja ela derivada do exercício de uma determinada função ou actividade executada por uma ou mais entidades produtoras ao longo do tempo. Este aspecto poderá assumir particular utilidade no contexto das sucessivas reestruturações no âmbito da Administração Pública, e de que o Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado (PRACE) constitui o último exemplo. O FNAA será um instrumento de referência para a Administração Pública, permitindo a recuperação tanto da informação contida na documentação de conservação definitiva, como aquela ainda com valor administrativo. De igual forma, deve estar acessível ao cidadão, de acordo com exigências de responsabilização, transparência, simplificação e modernização das Administrações, e como garantia do exercício de uma cidadania informada. As parcerias desenvolvidas no âmbito do desenvolvimento da FNAA irão contribuir para a estruturação de uma Rede Portuguesa de Arquivos, para facilitar uma abordagem integrada dos arquivos (por contraposição à tradicional compartimentação em “arquivo corrente”, “arquivo intermédio”, “arquivo definitivo”), incentivar a integração de novos suportes documentais de forma a enquadrar as novas necessidades e desafios que se colocam à arquivística e, finalmente, para qualificar sistemas de arquivo através da implementação de boas práticas e rentabilização do trabalho produzido através da partilha da informação. Neste sentido a DGARQ desenvolveu um documento técnico contendo as regras de funcionamento do FNAA assim como os requisitos funcionais para o seu desenvolvimento. A este projecto não será estranho a documentação acerca da Meta informação para Interoperabilidade (MIP), produzida pela DGARQ no âmbito de uma assessoria à Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros

        • O PND surge no enquadramento de um conjunto de medidas internacionais e nacionais da EU ligadas à digitalização, preservação e acessibilidade em linha dos conteúdos digitais, à rentabilização das novas tecnologias da informação, e a um reforço da cooperação Europeia no domínio dos arquivos. Assim, e no âmbito do Plano Tecnológico e do Quadro de Referência Estratégico Nacional, QREN, as organizações que possuem património documental – arquivos, bibliotecas, centros de documentação, museus e outras organizações privadas – têm a responsabilidade de garantir serviços e produtos de disponibilização electrónica e acesso remoto à informação. O PND é, nesta medida uma iniciativa a três anos, coordenada por uma equipa orientada pela DGARQ em colaboração com a Biblioteca Nacional Portuguesa (BNP) e constituída por membros de organismos do Ministério da Cultura. Pretende-se envolver as organizações acima referidas com o objectivo de identificar, recolher experiências e perceber o impacto de projectos desenvolvidos a nível nacional, reflectir sobre as dificuldades encontradas e identificar as principais necessidades dos utilizadores e das organizações. Ao promover a digitalização e disponibilização a nível nacional, serão feitos esforços para diversificar e agilizar as práticas de digitalização, maximizando a eficácia dos investimentos em projectos de digitalização, dotando os profissionais de competências a nível da digitalização e preservação. Também implicará a sistematização de um modelo orientado para a preservação a longo prazo e que incentive o tratamento da documentação para digitalização. A cooperação na criação, divulgação e preservação de conteúdos digitalizados e/ou nado-digitais numa estratégia de desenvolvimento sustentável, poderá promover o contacto com o património, através da articulação e integração de medidas que facilitem ao utilizador o acesso aos diversos fundos e colecções.

          (2ª parte disponível em breve)

          3 responses to “The Innovation and Strategic Projects Office (DSIPE) from the General Head Office of Archives (DGARQ) as a key element to the Administrative Modernization of the Public Services in Portugal (part 1)

          1. António Sousa

            Consulta Real em Ambiente Virtual (CRAV) é a designação do projecto concebido, desenvolvido e implementado pelo Arquivo Distrital do Porto entre 2006 e 2007, em funcionamento pleno desde o início de 2008 ( http://www.adporto.pt ou http://pesquisa.adporto.pt/cravfrontoffice ). É em resultado desta implementação que a DGARQ, através da DSIPE, pretende a sua implementação noutros arquivos da sua rede em 2010.
            DigitArq é o acrónimo do projecto “Produção, conversão e gestão de conteúdos digitais de Arquivo” concebido, desenvolvido e implementado pelo Arquivo Distrital do Porto entre 2003 e 2004, em funcionamento pleno desde o início de 2004. DigitArq passou a designar as aplicações desenvolvidas nesse projecto e que, entre outras funcionalidades, permitem aos utilizadores a pesquisa e leitura dos documentos na Internet. Para mais informação, consulte em http://www.adporto.pt na secção “O Arquivo”, “Projectos” ou o texto, em inglês, http://www.adporto.pt/ficheiros_a_descarregar/1-5_digitarq_project.pdf .
            Ambos os projectos tiveram co-financiamento do Programa Operacional da Cultura com fundos do Quadro Comunitário de Apoio para Portugal, da União Europeia, da DGARQ e do anterior Instituto dos Arquivos Nacionais/Torres do Tombo.
            Nota: o Arquivo Distrital do Porto é uma unidade orgânica “desconcentrada” da Direcção-Geral de Arquivos, sem dependência hierárquica da DSIPE.
            António Sousa, Arquivista

          2. António Sousa

            Consulta Real em Ambiente Virtual, in the post “Electronic Store or Real Conference in Virtual Environment”, (CRAV) is the name of the project designed, developed and implemented by Porto Regional Archive (Arquivo Distrital do Porto – ADP) between 2006 and 2007, in full operation since the beginning of 2008 (www.adporto.pt or http://pesquisa.adporto.pt/cravfrontoffice). It is in result of this implementation that DGARQ, through DSIPE, intends to apply this project on other public archives in 2010.
            DigitArq is the acronym for the project “Produção, conversão e gestão de conteúdos digitais de Arquivo” (“Production and management of archival digital contents”), designed, developed and implemented by Porto Regional Archive (Arquivo Distrital do Porto – ADP) between 2003 and 2004, in full operation since the beginning of 2004. DigitArq also designates the applications developed in this project and, among other functionalities, allows the users to search and read documents on the Internet. For further information, search http://www.adporto.pt under the section “O Arquivo”, “Projectos” or the text, in english, http://www.adporto.pt/ficheiros_a_descarregar/1-5_digitarq_project.pdf .
            Both projects were co-financed by Culture Operational Programme with funds from the Community Support Framework for Portugal, from the European Union, from DGARQ, and from the former National Archives Institute/Torre do Tombo.
            Note: Porto Regional Archive (ADP) is an organic unit “de-concentred” from the General Head Office of Archives (DGARQ), without any hierarchical dependency of the Innovation and Strategic Projects Office (DSIPE).
            António Sousa, archivist, Porto, Portugal

          3. esse texto nao esta disponivel portugues?

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