CITRA 2009 – Preparations and Expectations

By Daniel Oliveira, from Portugal, Information Management Masters student at Curtin University of Technology, Australia

Interview with Didier Grange, Secretary of the CITRA, Deputy Secretary General of ICA, and Charles J. Farrugia, National Archivist of Malta and host of CITRA 2009

(French version available by clicking Read more )

The international conference of the round table on archives will take place in Malta from the 17th to the 21st November 2009. The core theme is “Imagining the Archivist of the 21st Century: New strategies for education and training“.

While the CITRA is under preparation since last November, Didier Grange (DG) and Charles J. Farrugia (CF) were invited to speak about how the event is being organized and what may the archival community expect from it. Their considerations about the issue are now presented.

Why the emphasis on Education and Training?

DG: The idea of the CITRA 2009-2011 was to link the themes to the ICA Programme. Education & Training, Electronic Records, Conservation/Preservation were three of the four main areas the last four years. Education & Training is fundamental for the profession, not only for educators but also for archivists, future archivists (students), professional associations, employers (as national archivists). It’s a permanent challenge.

CF: Malta, as host country, welcomed the idea of developing the Education and Training theme as it is a core priority on the Government’s agenda.  In 2005, the University of Malta launched archives and records management training at both diploma and degree level.  At this seminal stage, the hosting of CITRA in Malta will give an added impetus to the sector.

Since the meeting of ICA representatives and the CITRA’s organizing committee that took place last November in Malta, how have the preparations being driven?

DG: There are different levels of cooperation. Charles and his national Committee are working with the Government, the Maltese profession and a local conference organizing agency. He has to find the support of all stakeholders (finances, promotion, human resources …). The Organizing Committee he chairs has selected the venue, approved the logo and also worked extensively on the social programme. They will now enter the phase of promotion and publicity, namely creating information write-ups and providing information for the web-site.

With PCOM, SAE and CITRA Bureau, we are working on the format and the content.

Annick Carteret (ICA’s Secretary) and I are working on many different issues: web, organization, invitation, resolutions, coordination, finances, guidelines, future proceedings, and contacts with the speakers, as well as with stakeholders (UNESCO, IFLA, IRMT…) and promotion.

The next CITRA Bureau will take place between the 30th and the 31st of March. It will decide on the content and take other decisions. We are all in permanent contact.

CF: For a small national archive like that of Malta (staff compliment of 16 managing 15 kms of records) it is a big challenge to face such a big event.  However, the meeting in Malta proved that the country is ready to host such an event.  Malta is renowned for the hosting of conferences and the hosting of the Commonwealth Heads of State Meeting (CHOGM) in 2005 proved that the country can handle such events with flying colours.

Are there already any ideas on the content of the sessions and on the topics of the discussion groups?

DG: I have commented on those on the previous question.

CF: Most of the decisions will be taken by the Bureau.  However, from the Maltese perspective we would do our utmost to showcase the wealth of records we have, in particular the records of the Knights of Malta dating back to the 12th century.

What is the role of each conference organizer (CITRA Bureau, ICA/SAE – Section for Archival Education and Training, ICA/PCOM – Programme Commission) and how do they bind together in CITRA?

DG: The idea was to break the walls between the different parts of ICA. There is a strong link with PCOM for the reasons exposed on question 1 and we would like to promote projects, results related directly to PCOM. With regard to SAE, there is a link with this ICA section because of the topic. Nevertheless, CITRA Bureau is responsible for the organization, content and event. We hope that this collaboration will be fruitful. It’s a challenge.

What outcomes are expected from the CITRA Bureau meeting that will be held between the 30th and the 31st of March at the National Archives of France?

DG: There are more than 15 points in the agenda. Directly related with Malta, we hope to have a programme (format/content/speakers) decided on the different proposals. Furthermore, we have also to discuss who will preside which session and work on promotion, protocol, visits, translations, organization, proceedings, etc.

CF:  I intend to brief the Bureau about the progress registered by then and also to come out with as much information as possible readily available to be disseminated.  The more we reach out the more we can guarantee a successful event.

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Interview de Didier Grange, Secrétaire de la CITRA, Secrétaire général adjoint de l’ICA, et Charles J. Farrugia, Archiviste national de Malte et hôte de la CITRA 2009

La conférence internationale de la table ronde sur les archives prendra place à Malte du 17 au 21 novembre 2009. Le thème central est « Imaginer l’archiviste du vingt et unième siècle : des nouvelles stratégies pour la formation ».

Alors que la CITRA est en préparation depuis novembre dernier, Didier Grange (DG) et Charles J. Farrugia (CF) ont été invités à s’exprimer sur comment l’événement a été organisé et ce que la communauté archivistique peut attendre de celui-ci. Leurs réflexions sur la problématique sont maintenant présentées.

<!–[if gte mso 9]> Normal 0 21 false false false MicrosoftInternetExplorer4 <![endif]–><!–[if gte mso 9]> <![endif]–>Pourquoi l’accent porte-t-il sur l’Education et la Formation ?

CF : Malte, en tant que pays hôte, se réjouit de l’idée de développer le thème de la Formation, puisque c’est une priorité centrale sur l’agenda du gouvernement. En 2005, l’Université de Malte a lancé une formation relatives aux archives et au records management au niveau du Diplôme et du Bachelor. A ce stade déterminant, l’organisation de la CITRA à Malte donnera une impulsion supplémentaire au secteur.

DG : L’idée de la CITRA 2009-2011 était de lier les thèmes au programme de l’ICA. La Formation, les Archives électroniques, la Conservation/Préservation étaient trois des quatre principaux domaines de ces quatre dernières années. La Formation est fondamentale pour la profession, pas seulement pour les enseignants mais aussi pour les archivistes, futurs archivistes (étudiants), les associations professionnelles, les employeurs (comme les archivistes nationaux). C’est un défi permanent.

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Depuis la réunion des représentants de l’ICA et du comité d’organisation de la CITRA qui a pris place en novembre dernier à Malte, comment ont été menées les préparations ?

CF : Pour de petites archives nationales comme celles de Malte (16 collaborateurs qui gèrent 15 kml d’archives) c’est un grand défi de se confronter à un aussi grand événement. Cependant, la réunion à Malte a prouvé que le pays est prêt à organiser un tel événement. Malte est célèbre pour organiser des conférences et l’organisation de la réunion des chefs d’Etat du Commonwealth (CHOGM) en 2005 prouve que le pays peut haut la main faire face à de tels événements.

DG : Il y a différents niveaux de coopération. Charles et son comité national travaillent avec le gouvernement, la profession maltaise et une agence locale d’organisation de conférences. Il doit avoir le soutien de tous les intervenants (les finances, la promotion, les ressources humaines…). Le comité d’organisation qu’il préside a choisi le lieu, approuvé le logo et aussi beaucoup travaillé sur le programme social. Ils doivent entrer maintenant dans la phase de promotion et de publicité, à savoir créer des supports de promotions et fournir l’information pour le site web.

Avec le PCOM, la SAE et le Bureau de la CITRA, nous travaillons sur le format et le contenu.

Annick Carteret (secrétaire de l’ICA) et moi travaillons sur différentes problématiques : le web, l’organisation, l’invitation, les résolutions, la coordination, les finances, les directives, les futures procédures, les contacts aussi bien avec les conférenciers que les partenaires (UNESCO, IFLA, IRMT…) et la promotion.

Le prochain Bureau de la CITRA se tiendra  le 30 et le 31 mars. Il décidera des contenus et prendra d’autres décisions. Nous sommes tous en contact permanent.

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Y a-t-il déjà quelques idées sur le contenu des sessions et sur le sujet des groupes de discussion ?

CF : La plupart des décisions seront prises par le Bureau. Toutefois, dans une perspective maltaise, nous ferons tout notre possible pour montrer la richesse des archives que nous possédons, en particulier les archives des Chevaliers de Malte qui remontent au douzième siècle.

DG : Je renvoie au commentaire de la question précédente.

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Quel est le rôle de chaque organisateur de conférence (Bureau du CITRA, ICA/SAE – Section pour l’Education et la Formation archivistique, ICA/PCOM –Commission du programme) et comment sont-ils reliés à la CITRA ?

DG : L’idée était d’abattre les murs entre les différentes parties de l’ICA. Il y a un lien fort avec PCOM pour les raisons exposées à la question 1 et nous aimerions promouvoir des projets, des résultats directement liés à PCOM. En ce qui concerne la SAE, il y a un lien avec cette section de l’ICA par le sujet. Néanmoins, le Bureau de la CITRA est responsable de l’organisation, du contenu et de l’événement. Nous espérons que cette collaboration sera fructueuse. C’est un défi.

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Quels résultats sont attendus de la réunion du Bureau de la CITRA qui se tiendra entre le 30 et le 31 mars aux Archives Nationales de France ?

CF : J’ai l’intention d’informer le Bureau des progrès enregistrés à ce moment-là et aussi de montrer quelles sont les informations disponibles, prêtes à être diffusées. Plus nous promouvons, plus nous pouvons garantir que cet événement soit réussi.

DG : Il y a plus de 15 points à l’ordre du jour. Certains sont directement liés à Malte. Nous espérons avoir un programme (format/contenu/conférenciers) qui soit basé sur les différentes propositions. En outre, nous avons aussi à examiner qui présidera quelle session et nous travaillerons sur la promotion, le protocole, les visites, les traductions, l’organisation, les procédures, etc.

One response to “CITRA 2009 – Preparations and Expectations

  1. Your site was extremely interesting, especially since I was searching for thoughts on this subject last Thursday.

    I’m Out! 🙂

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